Location: Bucharest, Romania

About Project Voyager:

Project Voyager is a nonprofit organization that combines technology, partnerships and human intervention for better socioeconomic inclusion of adults in vulnerability contexts. Our main initiative is Jobs for Ukraine, an ecosystem that enables refugees from Ukraine to integrate in host countries through easy access to appropriate work and learning opportunities. 

Job Summary:

We are looking for an Operations Assistant who thrives on organization and attention to detail, ensuring all processes and documentation run seamlessly. This full-time role is perfect for someone who takes pride in creating order and enjoys supporting teams with their administrative and operational needs. If you are reliable, proactive, and passionate about making a difference, you will play a vital role in maintaining efficiency across our projects, enabling our mission to make a meaningful impact on vulnerable communities. You must contribute towards a working environment where everybody feels safe and empowered to do their work. You must demonstrate zero tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination, and abuse of power.

We are looking for someone who values integrity, resilience, diversity, freedom, humbleness, among others. 

Key Responsibilities:

• Administrative support: Provide support for ongoing projects by organizing files, managing electronic archives, and keeping the document database up to date.
• Documentation and reporting: Draft documents and reports for the project team, ensuring all records are accurate and accessible.
• Office administration: Maintain and organize the office environment, order office supplies, coordinate with vendors, and ensure equipment and facilities are functional.
• Financial, Procurement and HR support: Handle basic financial tasks, such as processing invoices and payments, and support HR processes like collecting timesheets, vacation requests, and payroll coordination.
• Events support: Assist in planning and executing events, including logistical support, supplier communication, and participant coordination.
• Team collaboration: Maintain and update collaboration platforms (Google Drive, Slack, Miro) and provide general assistance to ensure smooth project operations.
• Platform administration support: Assist with the administration and maintenance of the Jobs4ukr.com platform, including troubleshooting issues, and ensuring the platform is up to date with job listings and other resources.
• Job and employers vetting: Cross-check employers and job postings to meet safety and quality standards.

Skills and Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Operations Management, or a related field.
• 2-4 years of experience in an administrative, office management, or back-office role; corporate experience is an advantage.
• Excellent command of Romanian and English is mandatory.
• Proficiency in Excel and other productivity tools.
• You are highly organized, a strong communicator, a team player, and attentive to details.
• Familiarity with nonprofit operations or vocational training/economic development is preferred.

What we offer:

An opportunity to be part of a mission-driven team, competitive compensation, and the chance to make a meaningful difference in vulnerable communities.

Locație: București, România

Despre noi:

Asociația Proiect Voiajor este o organizație non-profit care combină tehnologia, parteneriatele și intervenția umană pentru o mai bună incluziune socio-economică a adulților în contexte de vulnerabilitate. Principala noastră inițiativă este Jobs for Ukraine, un ecosistem care facilitează integrarea refugiaților din Ucraina în țările gazdă prin acces facil la oportunități adecvate de muncă și învățare.

Descrierea postului:

Căutăm un Asistent Administrativ care apreciază organizarea, atenția la detalii și asigurarea bunei funcționări a tuturor proceselor, documentației, biroului și platformei. Acest rol cu normă întreagă este ideal pentru cineva care găsește satisfacție în menținerea ordinii, sprijinirea echipei în activitățile administrative și gestionarea eficientă a funcțiilor de birou. Dacă ești o persoană de încredere, proactivă și pasionată de a face o diferență, vei avea un rol esențial în menținerea excelenței operaționale a proiectelor noastre, asigurând funcționarea optimă a platformei și biroului, contribuind la misiunea noastră de a avea un impact semnificativ asupra comunităților vulnerabile. Ne așteptăm să contribui la crearea unui mediu de lucru în care toată lumea se simte în siguranță, să demonstrezi toleranță zero față de exploatarea și abuzul sexual, hărțuirea, inclusiv hărțuirea sexuală, sexismul, inegalitatea de gen, discriminarea și abuzul de putere. 

Căutăm o persoană care prețuiește integritatea, reziliența, diversitatea, libertatea, modestia, și alte valori similare.

Responsabilități principale:

• Sprijin administrativ: Oferă suport în cadrul proiectelor, organizează dosare și gestionează arhivarea electronică, actualizând baza de date a documentelor.
• Documentare și rapoarte: Redactează documente și rapoarte pentru echipa de proiect, asigurând acuratețea și accesibilitatea lor.
• Administrare birou: Menține și organizează mediul de lucru din birou, comandă rechizite, coordonează cu furnizorii și asigură funcționarea echipamentelor și facilităților.
• Asistență financiară, de achiziții și HR: Gestionează sarcini financiare de bază (facturi, plăți) și sprijină procesele HR (pontaje, cereri de concediu, coordonare pentru salarizare).
• Suport evenimente: Sprijină planificarea și desfășurarea evenimentelor, inclusiv logistica, comunicarea cu furnizorii și coordonarea participanților.
• Colaborare în echipă: Menține și actualizează platformele de colaborare (Google Drive, Slack, Miro) și oferă suport general pentru buna desfășurare a proiectelor.
• Administrare platformă: Sprijină administrarea și întreținerea platformei Jobs4ukr.com, inclusiv rezolvarea problemelor și actualizarea platformei cu locuri de muncă și resurse.
• Verificarea angajatorilor și a locurilor de muncă: Verifică angajatorii și detaliile posturilor pentru a respecta standardele de siguranță și calitate.
• Coordonare comunicare: Serviți drept punct de legătură între diferite echipe și departamente pentru a asigura comunicarea eficientă și alinierea.

Competențe și calificări:

• Diplomă de licență în Administrarea Afacerilor, Management Operațional sau un domeniu conex.
• 2-4 ani de experiență în administrativ, management de birou sau back-office; experiența în mediul corporativ este un avantaj.
• Cunoașterea excelentă a limbii române și a limbii engleze este obligatorie.
• Competențe avansate în Excel și alte instrumente de productivitate.
• Ești organizat(ă), un bun comunicator, un jucător de echipă și atent(ă) la detalii.
• Familiaritatea cu operațiunile non-profit sau domeniile de formare profesională/dezvoltare economică este preferată.

Ce oferim:

Oportunitatea de a face parte dintr-o echipă dedicată unei misiuni, pachet salarial competitiv și șansa de a face o diferență în comunități vulnerabile.